Надежная система бухгалтерского учета, возможно, не самая захватывающая часть ведения фермерского бизнеса, но она необходима для поддержания здорового и жизнеспособного бизнеса, чтобы мы могли продолжать заниматься фермерством.
Бухгалтерский учет и делопроизводство
Бухгалтерский учет и ведение документации важны как для выполнения наших юридических обязательств, так и для того, чтобы мы могли отслеживать и лучше управлять нашим бизнесом.
Если вы ведете учет, как вы можете управлять бизнесом?
К счастью, бухгалтеры могут взять на себя основную часть бухгалтерской работы, но, как производители, мы должны в равной степени осознавать финансовое благополучие нашего бизнеса и здоровье наших культур.
Как и в случае с посевами, лучше проверять ситуацию на регулярной и частой основе, чтобы мы могли выявлять проблемы до того, как они станут серьезными, и при этом относительно легко и эффективно что-то предпринимать.
Кроме того, знание того, как наш бизнес работает в финансовом отношении, позволяет нам определять сильные и слабые стороны, а затем использовать наши сильные стороны и минимизировать недостатки.
Только путем измерения, записи и учета мы можем быть уверены в финансовых показателях нашего бизнеса.
С этой целью полезно понимать разницу между наличными деньгами и прибылью.
Денежные средства и прибыль
Деньги и прибыль — это не одно и то же, но оба они одинаково важны для поддержания финансового благополучия бизнеса.
Нередко бывает, что прибыльный бизнес терпит крах из-за недостатка денежных средств или когда бизнес со здоровым денежным потоком становится убыточным.
Денежные средства или, более конкретно, денежный поток — это деньги, которые поступают в ваш бизнес и выходят из него в течение определенного периода.
Прибыль — это то, что остается от вашего дохода после вычета всех затрат.
Проще говоря, деньги — это кислород, а прибыль — еда; вам постоянно нужны деньги, но вы можете выжить без прибыли, по крайней мере, на короткое время.
Мы можем рассматривать прибыль как часть финансовой отчетности бизнеса, которую мы можем определять только раз в год или раз в квартал, в зависимости от того, как устроен наш бизнес.
Мы можем рассматривать денежные средства или денежные потоки как часть бизнеса, принадлежащую нашему управленческому отчету, что мы можем проверять ежемесячно, еженедельно или даже ежедневно.
Наличные денежные средства
Из-за того, что фермерские хозяйства являются сезонным бизнесом, большинство фермеров время от времени будут сталкиваться с сезонным давлением денежных потоков.
Земледельцы, собирающие один урожай в год, обычно получают свой доход в определенное время, а их расходы происходят в течение всего года.
Лучший способ управлять денежными средствами в этой ситуации — использовать денежный поток или, более конкретно, прогноз денежного потока.
Их достаточно просто собрать в электронную таблицу, указав сумму прогнозируемых доходов и расходов и время их возникновения.
Это позволяет вам определять периоды в году, когда у вас могут закончиться деньги, а затем решать что с этим можно сделать.
Ниже представлен простой денежный поток, полный прогноз будет включать все доходы и расходы, но этот упрощенный пример помогает проиллюстрировать процесс.
На диаграмме показан конечный баланс для каждого месяца, и легче увидеть, когда денежный поток становится отрицательным.
Начиная с начального банковского баланса в размере 200 долларов в сентябре, производитель несет расходы, связанные с выращиванием урожая, до тех пор, пока урожай не будет собран и продан за 800 долларов в августе.
Денежный поток будет положительным с сентября по февраль, затем отрицательным с марта по июль, до августа, когда продажа урожая вернет денежный поток обратно в положительный.
Планирование денежного потока в течение года, позволяет производителю рассмотреть различные стратегии управления.
Обычно это связано с получением кредита в банке или отсрочкой оплаты вводимых ресурсов до сбора урожая.
Также, это может включать форвардную продажу урожая для получения денежных средств; согласовать частичную оплату в счет будущих продаж по контракту или даже скорректировать севооборот для выращивания ранее собранных культур, которые принесут прибыль бизнесу раньше в сезоне.
Некоторые идеи о том, как справиться с нехваткой денежного потока:
— Продавайте хранящийся урожай — в идеале мы продаем урожай, когда продажные цены самые высокие, но иногда вам может потребоваться продать его (или часть) раньше, чтобы увеличить оборотный капитал.
— Кредит — если есть такая возможность, но за это нужно платить.
— Продлить срок погашения — если у вас уже есть кредиты, можно продлить период погашения, чтобы снизить ежемесячные расходы.
— Отложить капитальные закупки — продлить срок эксплуатации оборудования вместо его замены.
— Зарабатывай вне фермы – займитесь другой работой, если есть такая возможность.
— Подрядная деятельность — используйте свое оборудование для обслуживания других людей.
— Сдайте в аренду свой склад — приспособьте существующие здания для хранения или другого использования.
— Машинное оборудование – почему бы не разделить покупку оборудования с другим фермером для снижения постоянных затрат.
— Брать оборудование в аренду — вместо того, чтобы покупать и нести большие затраты.
— Продать активы — последнее средство, но у вас могут быть активы, которые стратегически можно продать.
Не все эти варианты будут доступны или подходят для каждого бизнеса, но это показывает, что, измеряя денежный поток, теперь вы можете управлять им.
Прибыль
Прежде чем беспокоиться о денежных потоках, подсчитайте прибыльность бизнеса. Без прибыли бизнес нежизнеспособен.
Учитывая, насколько важна прибыль, ее может быть на удивление сложно определить, в зависимости от бизнес-структуры она может быть выражена по-разному, например:
— Валовая прибыль — это объем продаж за вычетом стоимости проданных товаров.
— EBITDA, прибыль до вычета процентов, налогов, износа и амортизации, представляет собой объем продаж за вычетом стоимости проданных товаров и всех расходов, кроме процентов, амортизации, износа и налогов.
— EBIT, прибыль до уплаты процентов и налогов, представляет собой выручку от продаж за вычетом стоимости проданных товаров и всех расходов, кроме процентов и налогов.
— EBT (прибыль до налогообложения) — это объем продаж за вычетом стоимости проданных товаров и всех расходов, кроме налогов.
— Чистая прибыль или чистая прибыль после налогообложения — это выручка от продаж после вычета всех расходов, включая налоги.
Самый простой способ представить себе это — все продажи за вычетом переменных затрат и за вычетом постоянных затрат.
По сути, прибыль — это мера того, насколько эффективен ваш бизнес, насколько хорошо вы используете ресурсы бизнеса и получаете ли вы максимальную отдачу от своего капитала?
Вывод
Понимание того, как денежные средства и прибыль влияют на бизнес и как мы можем их измерить, позволит нам управлять более эффективным и устойчивым сельскохозяйственным предприятием.
Хотя деньги и прибыль — это не одно и то же, вам нужно как поддерживать, так и развивать бизнес, и они одинаково важны для обеспечения долгосрочного успеха.
Одно невозможно без другого, по крайней мере, ненадолго.
