Поддържането на надеждна счетоводна система навярно не е най-вълнуващата част от управлението на едно стопанство, но е от изключително значение за запазването на здрав, жизнеспособeн бизнес. Само така стопанството може да продължи да съществува.
Счетоводство и документация
Счетоводството и документацията са много важен аспект – и двете дейности са част от изпълнение на 
законови задължения. Благодарение на тях можем да наблюдаваме и да управляваме по-добре бизнеса си.
Ако не измервате резултатите, как можете да ги управлявате?
За щастие, относително лесно може да се намери счетоводител, който да поеме бремето на счетоводната отчетност, но като стопани, ние също би трябвало да сме информирани за финансовото здраве на бизнеса си, също както се интересуваме от здравословното състояние на нашите насаждения.
Подобно на насажденията, най-добре е да следим редовно и често състоянието на нещата, за да можем да установяваме проблеми, преди те да станат сериозни и докато е относително лесно и ефективно да предприемем мерки за отстраняването им.
Ако знаем какви са финансовите резултати на бизнеса, ще можем да установяваме успехите и слабостите, като след това превръщаме успехите в капитал и се справяме със слабостите.
Само като оценяваме и документираме процесите и водим счетоводство, можем да сме сигурни какъв е финансовият резултат на бизнеса ни.
За целта е полезно да разбираме разликата между парични потоци и печалба.
Парични потоци спрямо печалба
Паричните потоци и печалбата са две различни неща, но и двете са еднакво важни, за да поддържаме финансовото здраве на бизнеса.
Не е нещо нечувано печеливш бизнес да фалира заради липса на свеж паричен ресурс или бизнес със стабилни парични постъпления да работи без печалба.
Парите в брой, или по-конкретно паричните потоци, са паричните средства, които постъпват и излизат от бизнеса за даден период от време.
Печалбата е това, което остава от приходите, когато приспаднете всички разходи.
Най-просто казано, паричните потоци са като кислорода, а печалбата е като храната. Нуждаете се от пари винаги, но можете да преживеете без печалба, поне за известно време.
Можем да мислим за печалбата като нещо, което е част от финансите на предприятието, нещо, което може да установим само веднъж годишно или веднъж на тримесечие в зависимост от начина, по който е организиран бизнесът ни.
Можем да разглеждаме парите или паричния поток като част от управлението на предприятието, нещо, което може да проверяваме всеки месец, всяка седмица или дори всеки ден.
Парични потоци
Поради самото естество на земеделските стопанства като сезонна дейност повечето стопани от време на време изпитват затруднения с паричните потоци.
Стопаните в растениевъдството, които прибират реколта веднъж годишно, обикновено получават приходите си в определено време, докато разходите се правят през цялата година.
Най-добрият начин да управлявате паричните ресурси в такава ситуация е като използвате парични потоци или по-конкретно прогнозни парични потоци.
Сравнително просто е да съставите електронна таблица, в която да опишете сумите на планираните приходи и разходи и датата, на която се очаква да постъпят или да бъдат направени.
Това ви позволява да установите периодите през годината, когато може да имате недостиг на парични средства, и да предприемете мерки във връзка с това.
По-долу е даден елементарен паричен поток. Пълната прогноза би включвала всички приходи и разходи, но този опростен пример помага за онагледяване на процеса.
На графиката е показана крайното салдо за всеки месец и с нея лесно може да се види кога паричният поток става отрицателна стойност.
Започва с начално салдо по банковата сметка в размер на 200 лв. през септември, после стопанинът извършва разходи, свързани с отглеждането на културата, докато през август реколтата е събрана и продадена за 800 лв.
Паричният поток е с положителен знак от септември до февруари, след това става отрицателен от март до юли, докато през август, след продажбата на реколтата, паричното салдо отново става положително.
Ако знае, че това са необходимите парични средства за годината, стопанинът ще обмисли различни стратегии, за да намери решение.
Това обикновено включва банков кредит или отложено плащане след реколтата на сумите за вложени материали.
Но това би могло да включва и предварителна продажба на реколтата, за да бъдат набавени липсващите средства. Ако се съгласите на частично плащане срещу договорена бъдеща продажба или дори ако съобразите сеитбооборота на културите и засадите култури, които се прибират по-рано, за да постъпят по-рано през сезона пари във фирмата.
Няколко идеи как да управлявате недостига на парични средства
- Продажба на стокови запаси – в идеалния случай продаваме реколтата, когато продажните цени са най-високи, но понякога може да се наложи да продадем по-рано, за да си набавим оборотен капитал.
- Кредит – ако има такава възможност, но ще трябва да платите за това.
- Удължете срока на изплащане – ако вече имате заем, може би е възможно да удължите срока на изплащане, за да намалите месечните разходи.
- Отложете капиталови разходи – вместо да подменяте оборудването, удължете експлоатационния му живот.
- Спечелете парични средства извън стопанството – поемете друга работа.
- Сключете договор – използвайте оборудването, което имате, за да извършвате услуги на други хора.
- Отдайте под наем складови площи – превърнете съществуващи сгради в складови площи или ги пригодете за други цели.
- Машини – закупеното оборудване в съсобственост с други производители ще намали постоянните разходи.
- Вземете машини на лизинг – вместо да ги закупувате направо.
- Продажба на активи – в краен случай може би разполагате с някои активи, които бихте могли да продадете със стратегическа цел.
Навярно не всички от тези варианти са възможни или подходящи за всеки бизнес, но те показват, че изчислявайки паричния поток, можете да го управлявате.
Печалба
Изчислете дали бизнесът ви е на печалба, преди да се наложи да се тревожите за паричния поток, тъй бизнесът не може да е жизнеспособен без печалба.
След това, като имате предвид колко е важна печалбата, ще се изненадате колко е трудно да я определите. Тя зависи от структурата на бизнеса и може да се изрази по различни начини, като например:
- Брутната печалба представлява приходите от продажби минус стойността на продадените стоки.
- EBITDA (печалба преди лихви, данъци, преоценка и амортизация) представлява приходите от продажби минус стойността на продадените стоки и всички разходи без лихвите, амортизацията, преоценката и данъците.
- EBIT (печалба преди лихви и данъци) представлява приходите от продажби минус стойността на продадените стоки и всички разходи без лихвите и данъците.
- EBT (печалба преди данъци) представлява приходите от продажби минус стойността на продадените стоки и всички разходи без данъците.
- Нетните приходи или нетната печалба след данъците представлява приходите от продажби след приспадане на всички разходи, включително данъците.
Най-лесният начин да разберете печалбата е: резултатът от всички приходи от продажби минус променливите* и постоянните разходи.
(*„променливите разходи“ понякога са наричани „преки разходи“, вижте „Икономика на слънчогледовото производство“ в тази серия за повече подробности [връзка към първата статия])
По принцип печалбата е мярка за ефективността на вашия бизнес, за това колко добре използвате ресурсите му и дали получавате оптимална възвръщаемост на вложения капитал.
Заключение
Ако разбираме значението на паричните потоци и печалбата за бизнеса и как можем да ги измерим, ще можем да управляваме по-ефективно и устойчиво земеделското стопанство.
Паричните потоци и печалбата са различни понятия, но се нуждаете и от двете, за да поддържате и разширявате бизнеса си. Те са еднакво важни за осигуряването на дългосрочен успех.
Не можете да имате едното без другото, или поне не твърде дълго.
