Un sistem de contabilitate robust nu este probabil cea mai interesantă parte a conducerii unei afaceri agricole, dar este esențial pentru menținerea unei afaceri sănătoase și viabile, pentru a putea continua să cultivăm.
Contabilitatea și ținerea evidenței
Contabilitatea și ținerea evidenței sunt importante, atât pentru a ne îndeplini obligațiile legale, cât și pentru a ne 
putea monitoriza și gestiona mai bine afacerea.
Dacă nu o măsurați, cum o puteți gestiona?
Din fericire, contabilii sunt disponibili pe scară largă pentru a prelua cea mai mare parte a activității contabile, dar, în calitate de cultivatori, ar trebui să fim la fel de conștienți atât de sănătatea financiară a afacerii noastre, cât și de sănătatea culturilor noastre.
La fel ca la culturi, este mai bine să verificăm situația în mod regulat și frecvent, astfel încât să putem identifica problemele înainte ca acestea să devină grave și să facem ceva pentru a le rezolva în timp ce este relativ ușor și eficient.
De asemenea, cunoașterea performanței financiare a afacerii noastre ne permite să identificăm punctele tari și punctele slabe, apoi să ne valorificăm punctele tari și să reducem la minimum punctele slabe.
Numai prin măsurare, înregistrare și evidență contabilă putem fi siguri de performanța financiară a afacerii noastre.
În acest scop, este util să înțelegem diferența dintre numerar și profit.
Numerar versus profit
Numerarul și profitul nu reprezintă același lucru, dar ambele sunt la fel de importante în menținerea sănătății financiare a afacerii.
Nu este ceva neobișnuit ca o afacere profitabilă să eșueze din cauza lipsei fluxului de numerar sau ca o afacere cu un flux de numerar sănătos să fie neprofitabilă.
Numerarul, sau mai precis fluxul de numerar reprezintă banii care intră și ies din afacerea dvs. pe parcursul unei perioade date.
Profitul este tot ceea ce rămâne din veniturile dvs. după deducerea tuturor cheltuielilor.
În termeni simpli, numerarul este ca oxigenul, în timp ce profitul este ca mâncarea; aveți nevoie de numerar tot timpul, dar puteți supraviețui fără profit, cel puțin pentru o scurtă perioadă de timp.
Ne putem gândi la profit ca aparținând conturilor financiare din cadrul afacerii și pe care îl putem identifica doar o dată pe an sau o dată pe trimestru, în funcție de modul în care este înființată afacerea noastră.
Ne putem gândi la numerar sau la fluxul de numerar ca aparținând conturilor noastre de gestiune din cadrul afacerii și pe care îl putem verifica lunar, săptămânal sau chiar zilnic.
Numerar
Deoarece fermele sunt prin însăși natura lor afaceri sezoniere, majoritatea fermierilor se vor confrunta periodic cu presiuni sezoniere ale fluxului de numerar.
Fermierii agricoli, cu o recoltă pe an, își primesc, în general, veniturile la un moment dat, în timp ce cheltuielile lor survin pe tot parcursul anului.
Cel mai bun mod de a gestiona numerarul în această situație este prin utilizarea unui flux de numerar sau, mai exact, a unei prognoze a fluxului de numerar.
În mod rezonabil, acestea sunt date simple de reunit pe o foaie de calcul, prin menționarea sumei veniturilor și a cheltuielilor estimate și a datei când acestea ar avea loc.
Astfel, puteți să identificați perioadele din cursul anului în care s-ar putea să rămâneți fără numerar și apoi să luați măsuri în legătură cu această situație.
Mai jos este prezentat un flux de numerar simplu. O prognoză completă ar include toate veniturile și cheltuielile, însă acest exemplu simplificat ajută la ilustrarea procesului.
Graficul arată soldul de închidere pentru fiecare lună și înlesnește vizualizarea momentului când fluxul de numerar devine negativ.
Începând cu un sold bancar de deschidere de 200 $ în septembrie, cultivatorul suportă costuri asociate creșterii unei culturi, până când se recoltează și se vinde recolta cu 800 $ în august.
Fluxul de numerar este pozitiv din septembrie până în februarie, apoi este negativ din martie până în iulie, până în august, când vânzările recoltei readuc fluxul de numerar la o valoare pozitivă.
Știind că aceasta este nevoia de flux de numerar pentru întregul an, producătorul agricol poate să analizeze diferite strategii pentru a-l gestiona.
Acest lucru implică, de obicei, credit de la o bancă sau plata întârziată pentru elementele de intrare până după recoltare.
Dar ar putea implica și vânzarea în avans a recoltei pentru colectarea de numerar, acceptarea unei plăți parțiale pentru vânzările viitoare contractate sau chiar ajustarea rotației culturilor dvs. pentru a cultiva recolte mai timpurii, care aduc numerar în afacere mai devreme în cursul sezonului.
Câteva idei despre cum să gestionați lipsa fluxului de numerar
- Vindeți recolte depozitate – în mod ideal, vindem recoltele atunci când prețurile de vânzare sunt cele mai mari, dar uneori este posibil să fie nevoie să vindeți timpuriu pentru a strânge capital circulant.
- Luați credit – dacă este disponibil, dar va trebui să plătiți pentru acest lucru.
- Prelungiți perioada de rambursare – dacă aveți deja împrumuturi, este posibil să prelungiți perioada de rambursare pentru a reduce costul lunar.
- Întârziați achizițiile de mijloace fixe – prelungiți durata de viață a echipamentelor în loc să le înlocuiți.
- Câștigați numerar din afara fermei – asumați-vă și alte lucrări.
- Contractare – utilizați echipamentul dvs. pentru a furniza un serviciu altor persoane.
- Închiriați spațiul pentru depozitare – adaptați clădirile existente pentru depozitare sau alte utilizări.
- Mașini – dețineți echipamentele împreună cu un alt producător pentru a reduce costurile fixe.
- Închiriați mașini – în loc să le aveți pe toate în proprietate.
- Vindeți active – ultima soluție, dar este posibil să aveți unele active care ar putea fi vândute strategic.
Nu toate aceste opțiuni vor fi disponibile sau adecvate fiecărei afaceri, dar ele ilustrează faptul că, prin măsurarea fluxului de numerar, acum îl puteți gestiona.
Profit
Calculați dacă afacerea este profitabilă înainte de a vă face griji cu privire la fluxul de numerar. Fără profit, o afacere nu este viabilă.
Luând în considerare apoi cât de important este profitul, poate fi surprinzător de dificil de definit, în funcție de structura afacerii. Acesta ar putea fi exprimat în moduri diferite, de exemplu:
- Profitul brut înseamnă vânzările minus costul bunurilor vândute.
- EBITDA, Câștigurile înainte de dobânzi, taxe, depreciere și amortizare, reprezintă vânzările minus costul bunurilor vândute și toate cheltuielile, cu excepția dobânzilor, amortizărilor, deprecierii și taxelor.
- EBIT, Câștigurile înainte de dobânzi și taxe, reprezintă vânzările minus costul bunurilor vândute și toate cheltuielile, cu excepția dobânzilor și a taxelor.
- EBT, Câștigurile înainte de taxe, reprezintă vânzările minus costul bunurilor vândute și toate cheltuielile, cu excepția taxelor.
- Venitul net sau profitul net după impozitare reprezintă veniturile din vânzări după deducerea tuturor cheltuielilor, inclusiv a taxelor.
Cel mai simplu mod de a vă gândi la acesta este reprezentat de vânzările totale minus costurile variabile* minus costurile fixe.
(* costurile variabile sunt uneori numite costuri directe, a se vedea „Economia producției de floarea-soarelui” din această serie, pentru mai multe detalii [link către primul articol])
În principiu, profitul este o măsură a eficienței afacerii dvs., a gradului de bună utilizare a resurselor afacerii și a obținerii celui mai bun randament al capitalului dvs.
Concluzie
Înțelegerea modului în care numerarul și profitul afectează afacerea și a modului în care le putem măsura ne vor permite să gestionăm o întreprindere agricolă mai eficientă și mai durabilă.
Deși numerarul și profitul nu reprezintă același lucru, aveți nevoie de ambele pentru a susține și a dezvolta afacerea și importanța lor este egală pentru asigurarea succesului pe termen lung.
Nu puteți avea unul fără celălalt, cel puțin nu pentru mult timp.
